Faire converger hospitalité et espace de travail : le Flex Office [Conférence M&O 2019]

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Lors du salon Maison & Objet, nous avons assisté à une conférence menée par le Space Planner du Groupe Danone, Philippe Amiotte. Alors qu’est-ce qu’un space planner ? Ce sont les personnes qui considèrent le cadre de travail comme un enjeu crucial et qui vont être en charge des projets d’aménagement dans leur globalité. Ils opèrent une véritable stratégie d’agencement et d’aménagement en fonction du besoin initial de la société. Un métier qui se développe du fait de l’arrivée de concurrents sur le marché du lieu de travail, à savoir ; le télétravail et les espaces de coworking.

Chez Danone, l’objectif du space planner est de donner envie aux employés de venir travailler dans leurs locaux plutôt qu’à la maison, et aussi d’être attractif auprès de candidats potentiels. Il soulève aussi un point intéressant qui est que le bien-être au travail, ce n’est pas que dans le tertiaire et que cela concerne aussi les sites de productions. Se pose alors la question de « comment l’immobilier permet aux industries d’être plus agréables ? Même si cette problématique semble passionnante, on va se concentrer ici sur l’aménagement de sites tertiaires.

Quelles sont les problématiques actuelles dues aux évolutions du monde du travail ?

  • Technologique : les progrès font que l’on n’a plus besoin de grands bureaux pour y placer nos dossiers, notre énorme ordinateur cathodique, la tour, le téléphone…
  • Comportemental : les employés sont de plus en plus volatiles, les jeunes ont envie d’être mobiles
  • Financier : dans un agencement dit « classique », on trouve souvent des espaces qui ne sont pas optimisés. On paye pour des espaces inoccupés.
    La véritable révolution du space planner ne va pas être d’ajouter un restaurant d’entreprise et une salle de sieste, mais bien de penser le space planning dans son ensemble.

Philippe Amiotte suit cette règle qui est d’occuper 2/3 de l’espace par des lieux de travail et 1/3 de l’espace dit dynamique avec l’ensemble des usages autre que le bureau (salles de réunion, accueil visiteur, café, lounge…). Pour qualifier le style d’aménagement des locaux, il utilise le terme de Flex Office qui résout le paradoxe des places de bureaux non occupées et des salles de réunions pleines à craquer.

Qu’est-ce que le Flex Office ?

Synonyme de souplesse, on parle aussi de « bureaux partagés ». Terminé le « mon petit coin à moi », avec le Flex Office, je suis chez moi partout dans l’entreprise. Muni de son smartphone et de son ordinateur portable, un employé peut s’installer où il le souhaite pour travailler. Le Groupe Danone a pris le parti d’exploiter ce système au maximum en proposant des environnements de travail divers et variés pour pouvoir répondre à tout type de besoin : des lieux fermés et insonorisés pour la concentration, de multitudes salles plus ou moins grandes pour les réunions, des opensaces pour le travail de groupe, des canapés pour les temps de travail plus légers… À chaque besoin, sa réponse adaptée.

Dans un souci de ne pas se perdre dans les locaux, il était essentiel pour le groupe de travailler sur un macro-zoning qui mette en avant des points de repère pour les employés. Par exemple, le bureau des secrétaires est lui resté fixe, car leurs déplacements sont peu fréquents et elles ont besoin d’un système de téléphonie plus développé. Elles/ils deviennent un repère dans un environnement mouvant.

Quelles sont les limites du Flex Office ?

En termes d’aménagement et de décoration intérieure, les nouvelles pratiques de space planning sont passionnantes, mais on y trouve tout de même quelques limites. Au niveau global, on note une uniformisation des lieux ; on peut travailler à l’hôtel, faire une sieste dans un espace de coworking, se sentir au travail comme à la maison…

« Comme à la maison »… La personnalisation des lieux les rendent-ils impersonnels ? Le Flex Office donne l’impression à certains d’aller travailler à la bibliothèque. Leur seul repère est leur ordinateur, et il ne peuvent s’approprier rien d’autre. On n’a plus la possibilité de personnaliser son bureau, de le décorer à sa sauce et de le transformer soi-même en « comme chez soi ».
Le Flex Office permet de favoriser les interactions inter-services mais par la même occasion, ce système n’est-il pas en train de défavoriser les interactions intra-service ?

Et puis point important, ces modifications de l’aménagement amènent les managers à s’adapter et à procéder à un management par la confiance. La supervision est moins constante et les collaborateurs peuvent évoluer dans leurs tâches avec moins de contrôle.

Chacun en aura son propre ressenti, toujours étant que le lieu de travail devient un aspect de plus en plus important dans la sélection de son emploi, alors les entreprises se doivent de rester compétitives et donner envie, en étant « à la mode ». Les spaces planner et autres spécialistes de l’aménagement professionnel ont du pain sur la planche !